Régie vs Forfait – Quelle type de prestation choisir pour vos projets digitaux ?

Vous envisagez de réaliser un projet d’application mobile ou de site web et avez identifié l’agence de développement avec laquelle vous souhaitez collaborer.

Vous ne vous êtes probablement pas posé la question, mais vous pouvez décider de travailler selon deux approches avec votre prestataire : en régie ou au forfait. Ceci dit, vous êtes bien avancé… De quoi s’agit-il ? Qu’est-ce qui différencie une prestation au forfait d’une prestation en régie ? C’est tout l’objet de cet article.

Capitaine Code vous guide dans les aspects à considérer et vous aide à y voir plus clair sur cette question. Nous vous aidons à vous poser les bonnes questions afin de faire le meilleur choix pour vos projets digitaux.

Les prestations au forfait

Le mode forfait, également appelé contrat au forfait, est un modèle de prestation très classique dans le monde du développement. Lorsque vous optez pour ce service, votre prestataire et vous établissez un accord dont la finalité est la livraison de votre projet selon des spécifications fonctionnelles et selon votre cahier des charges.

En choisissant cette prestation, vous chargez le prestataire de vous fournir un produit fini, à un coût fixe et une date relativement précise, ce qui offre une certaine prévisibilité budgétaire tout en mettant l’accent sur l’obligation de résultat que le prestataire a à sa charge.

Les prestations au forfait sont le plus souvent utilisées pour des projets dont les exigences sont stables et déjà clairement définies grâce à un cahier des charges que vous aurez soigneusement élaborés. Ce document détaille les spécifications fonctionnelles et potentiellement techniques. Il définit les conditions de livraison.

En termes de rapport avec le prestataire et bien que ce dernier soit en charge de votre projet, vous serez amené à travailler main dans la main. En effet, dès l’élaboration de votre cahier des charges, ce document qui définit les attentes et spécifications de votre projet, en passant par des points d’étape réguliers témoignant de l’avancement de votre projet. Nous vous conseillons de maintenir une collaboration forte avec votre prestataire afin d’éviter tout écart avec l’attendu.

Bien que la prestation au forfait offre une stabilité budgétaire, elle peut présenter des défis en cas de changements ou d’évolutions imprévues du projet, car cela peut entraîner des coûts supplémentaires ou des ajustements dans le calendrier, ce qui nécessite une communication étroite avec votre prestataire et une certaine flexibilité de sa part.

Quels sont les avantages du forfait ?

Une stabilité budgétaire : Vous pouvez planifier avec certitude les coûts du projet dès le départ, ce qui est particulièrement avantageux pour des projets bien définis et stables.
Un délai de livraison défini et fixe : Cette prévisibilité du planning est un atout majeur pour les projets où le respect des délais est crucial. Cela permet une planification claire et une gestion rigoureuse du temps, offrant ainsi une meilleure maîtrise du calendrier et une gestion efficace de vos ressources.
Une obligation de résultat : Cette approche optimise les chances de satisfaction client, car le prestataire ne pourra facturer le solde de sa prestation qu’à la livraison complète du forfait. Cela ne l’empêchera pas de facturer des acomptes tout au long du projet, mais vous pouvez garder une facturation finale de l’ordre de 10 à 20% afin de garantir sa motivation a finaliser le projet comme il se doit.

Quels sont les inconvénients du forfait ?

Une certaine rigidité face aux changements : Le cahier des charges ayant été prédéfini en début de projet, tout changement ou évolution imprévues de vos besoins entraînera une révision des conditions du contrat et par conséquent des coûts supplémentaires et des ajustements de délais. Il vous sera donc difficile de changer d’avis en cours de route.
Risque de mécompréhension : L’évolution fréquente des attentes et la complexité des spécifications initiales de votre projet peuvent, si elles ne sont pas suffisamment détaillées, entraîner des incompréhensions avec votre prestataire et par conséquent conduire à des conflits, des retards et des coûts supplémentaires, mais aussi des livrables qui ne correspondent pas entièrement à vos attentes. Nous conseillons des points fréquent pendant tout le projet afin de s’assurer de l’alignement de la vision, des attentes et des choix.
Coûts de la prestation plus élevés : Les délais stricts et la nécessité de résultats que votre prestataire s’engage à respecter demande des efforts important et peuvent nécessiter des ressources dédiées, ce qui peut vouloir dire une tarification plus élevée. De plus, votre prestataire prend en compte les incertitudes et les risques potentiels de votre projet en couvrant toutes les éventualités par une majoration qui pourra compenser les éventuels imprévus qui pourraient survenir lors du développement de votre projet. En effet, si les spécifications de votre projet ne sont pas suffisamment détaillées ou sont amenées à changer en cours de route, les ajustements qui en découlent pourront entraîner des coûts supplémentaires, d’où la nécessité d’une marge de sécurité.

Les prestations en régie

Le mode régie est un mode de travail alternatif au forfait qui se caractérise par sa flexibilité et son adaptabilité. Idéal pour les projets évolutifs, cette approche offre une flexibilité particulièrement avantageuse pour les projets qui ne sont pas encore bien définis ou alors qui sont susceptibles de changer en cours de route. Cette approche permet des ajustements en temps réel, notamment en matière de priorités et de fonctionnalités.

La régie est facturée au temps passé comme certaines sociétés peuvent le faire quand elles font appel à de l’intérim. En sachant, qu’en fonction de votre prestataire, la régie peut être réalisée en présentiel, au sein de vos équipes ou à distance en maintenant l’intervenant au sein de ses équipes, dans son entreprise. L’époque que nous vivons avec l’expansion de la visioconférence ayant clairement facilité ce mode de fonctionnement.

Réalisée par un ou plusieurs experts externes tels que des consultants, ou des développeurs spécialisés dans les domaines du développement logiciel, web ou mobile, cette prestation s’apparente à une forme d’assistance technique comparable à la TMA, (tierce maintenance applicative) et vous permet de renforcer vos équipes techniques en bénéficiant de l’expertise supplémentaire d’un ou plusieurs consultants expérimentés qui viendront compléter votre équipe sur une période précise.

En plus de constituer un atout significatif en termes de valeur ajoutée, cette approche offre un enrichissement intéressant de l’expertise de vos équipes, puisque le consultant ne se limitera pas à apporter son assistance en période de forte charge de travail, mais participera aussi activement au transfert de son expertise, contribuant ainsi à renforcer les compétences internes de votre équipe.

Cette prestation vous permet d’ajuster les priorités et les fonctionnalités au fur et à mesure, vous concentrez ainsi vos efforts sur vos projets plutôt que dans un processus de recrutement et de formation de nouvelles recrues.

Quels sont les avantages de la régie ?

Une maîtrise et une transparence des coûts de la prestation : vous pouvez contrôler avec précision le coût de cette prestation puisque la régie est facturée aux heures travaillées (on parle souvent de TJM : Taux Journalier Moyen) et aux frais réels engagés. Vous payez donc votre sous-traitants selon vos besoins et selon l’avancée de votre projet. Cette approche favorise une collaboration ouverte entre vous et votre prestataire. Certains sous-traitants pousseront la flexibilité jusqu’à vous permettre de choisir le nombre de jours par semaine ou par mois dont vous avez besoin en support.
Une expertise supplémentaire : cette approche vous permet de bénéficier de l’expertise enrichissante de différents profils de techniciens comme des développeurs web, développeurs mobile ou encore des développeurs logiciel, mais aussi des expertises plus “rares” et ne faisant pas partie de votre secteur d’activité qui viennent enrichir votre équipe tout en participant à sa formation (expert système, sécurité, métrologie, virtualisation, etc.).
Un gain de temps : cette prestation vous permet effectivement de gagner du temps sur plusieurs terrains. En effet, contrairement au mode forfait qui nécessite un cahier des charges précis et vous amène à déléguer entièrement votre projet à votre prestataire et à un chef de projet, avec le mode régie, vous gardez la main mise sur votre projet puisque le consultant vient simplement s’intégrer à votre projet et à vos équipes. Cela vous permet d’être aux commandes de la durée de prestation qui peut fluctuer selon l’avancée du projet et selon vos besoins (période de haute activité). Mais cela vous déleste aussi de la charge d’avoir à chercher ou à former un nouveau technicien.

Quels sont les inconvénients de la régie ?

Les risques que votre consultant ne soit pas impliqué à 100 % dans votre projet : Pour certains consultants, les prestations en régie paraissent moins stimulantes que les prestations en mode forfait puisqu’elles ne dépendent pas d’un livrable et d’une échéance fixe pour la livraison. Nous pensons que la clef repose dans votre posture, il est essentiel de clarifier les attentes, de définir des objectifs spécifiques, même dans un contexte régie, de stimuler les équipes, et d’établir des mécanismes de suivi pour mesurer la performance et l’engagement du consultant.
Les retards et les imprévus ne sont pas pris en charge par le consultant : En effet, contrairement au mode forfait ou le prestataire s’engage à livrer un produit final conforme aux spécifications établies, le mode régis vous implique davantage dans la gestion et la responsabilité de votre projet. Le consultant est, en effet, intégré comme un membre de votre équipe de développement et il est donc dans un fonctionnement proche de celui d’un collaborateur, il ne pourra de ce fait pas assumer la charge totale liée aux retards ou aux imprévus. Cette approche vous offre un niveau de contrôle plus direct sur votre projet, mais implique également que vous devrez assumer une part plus importante de la gestion des risques liés au développement de votre projet.

Quelles sont les différences entre les deux prestations ?

Pour prendre une décision éclairée, il est essentiel de bien comprendre les différences entre les deux prestations, c’est pourquoi chez Capitaine Code nous vous proposons une comparaison des deux approches régie et forfait :

La prestation en forfait chez Capitaine Code

Engagement sur une durée définie avec un budget fixe, dès lors où vous ne changez pas les besoins devisés. Capitaine Code contribue au cadrage du projet si vous n’avez pas établi de cahier des charges clair. Nous vous pousserons à vous poser beaucoup de questions sur vos besoins avant de formuler un devis.
Planification de plusieurs points d’étape pour ajuster votre projet : afin de garantir les délais et une vision partagée, nous organisons un point client 2 à 4 fois par mois. C’est l’occasion de soulever des questions et de montrer où en sont les développements.
Période de garantie de trois mois après la livraison de votre projet avec une extension de garantie de 3 mois pouvant être prévue au devis.

La prestation en régie chez Capitaine Code

Flexibilité maximale avec des permanences en télétravail ou dans nos locaux : nos équipes ne travaillent pas chez le client, mais nous restons proches de vous par la visioconférence et des outils de dialogue collaboratifs tels que Slack et Notion.
Service personnalisé avec une équipe dédiée pour assurer une continuité fluide, même en cas d’imprévus ; tels que l’indisponibilité d’un technicien en régie (maladie, congés). Nous ne nous engageons pas sur la présence d’une personne, mais sur celle d’un type de profil expert. Ainsi, les congés des uns et des autres vous importent peu. Nous adaptons les profils d’expertises à la nature des besoins que vous avez à l’instant t.
Tarification transparente basée soit sur un temps de prestation hebdomadaire avec un TJM négocié, soit sur des interventions ponctuelles en décomptant les temps par la consommation de tickets d’intervention (beaucoup utilisé pour la Tierce Maintenance Applicative, TMA).
Service sur mesure et gestion agile qui met l’accent sur la collaboration avec le client.

En conclusion, votre satisfaction est au cœur de notre démarche. Que vous optiez pour le mode régie, offrant une flexibilité maximale et une collaboration étroite, ou pour le mode forfait avec une planification claire et des résultats garantis, notre objectif est de vous offrir une solution sur mesure en fonction de vos besoins spécifiques.

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